Những điểm cần biết trước khi làm công việc của thư ký dự án

Sử dụng máy tính thành thạo – công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng máy tính và sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng. Giao tiếp tốt – Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.

Sắp xếp tài liệu

Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của thư ký dự án. Họ triển khai hệ thống lưu trữ để tìm lại dễ dàng và nhanh chóng khi cần đến.

Sắp xếp tài liệu công việc một cách khoa học của nhân viên thư ký

Trả lời thư và cuộc gọi 

Một nhiệm vụ quan trọng khác của Project Secretary là trả lời email, thư và các cuộc gọi đến. Thư ký dự án là đấu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với bất cứ ai liên quan đến dự án. Quan trọng là họ phải luôn giữ được tác phong chuyên nghiệp và trả lời câu hỏi về thông tin liên quan đến dự án.

 

Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng thiết bị sử dụng cho các dự án và văn phòng, bao gồm phần mềm máy tính, trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm.

Xem thêm bài Công việc của thư ký dự án là gì? để biết thêm về nhiệm vụ và công việc của vị trí thư ký dự án này.

 

Xử lý hóa đơn và tổ chức các cuộc họp

Project Secretary lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Họ xử lý các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.
Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội.

Kỹ năng và bằng cấp cần có đối với Thư ký dự án

Thư ký dự án cần đánh máy và sử dụng máy tính thành thạo, là một người quyết đoán, có khả năng ưu tiên công việc hiệu quả, đồng thời có kỹ năng viết tốt. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cho vị trí này có bằng cử nhân chuyên ngành thư ký, quản trị kinh doanh hay ngành tương tự, cũng như các kỹ năng sau đây:

Sử dụng máy tính thành thạo – công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng máy tính và sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng. Giao tiếp tốt – Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.

 

Khả năng tổ chức – từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp.  Quản lý thời gian – thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn cả thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới. 

Click vào website vieclamthuky.com để tìm hiểu chi tiết hơn 

 

Cùng Danh Mục:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *